Рабочий стол 5s: Организация рабочего места по системе 5С в офисе

Содержание

Первый признак проблем с рабочим пространством

Во время обхода нескольких подразделений одного предприятия для оценки состояния рабочего пространства и подготовки рекомендаций, обратил внимание на интересный факт. Много объектов хранятся в зоне выполнения работ. Например, на верстаке или на рабочем столе.

Пока мы обсуждали, должны ли те или иные предметы находится в этом месте и как их лучше всего хранить, я параллельно обдумывал мысль, которая в итоге превратилась в следующий вывод: чем больше предметов находится в зоне выполнения работ, тем больше проблем с рабочим пространством. Попробую пояснить.

Зонирование рабочего пространства

Можно предположить, что всё рабочее пространство неоднородно по своей сути и по своему содержанию, и некоторые его части, зоны, используются по-разному.

Например, есть места для расположения оборудования, есть транспортные коридоры и проходы, есть зоны для хранения сырья и материалов, есть места для хранения оснастки, инструментов, документов и прочих объектов, которые используются в работе, и есть, собственно, зона выполнения рабочих действий.

Для простоты, ограничимся тремя видами зон:

транспортные зоны — те зоны, внутри которых происходит перемещение людей и всего необходимого для работы,
зоны хранения — те зоны, которые используются для временного хранения всего необходимого для работы,
зоны работы — те зоны, где люди выполняют свою работу.

В качестве примеров транспортных зон можно назвать такие части рабочего пространства, как коридоры, проезды, переходы, подкрановое пространство, пространство над конвейером или транспортёром (при этом сам конвейер или транспортёр — не транспортная зона, а механизм, который осуществляет транспортировку).

Примерами зон хранения могут служить кладовые, склады, шкафы, тумбочки, ящики, полки и т.д.

Ну и примерами зон работы могут служить рабочий стол, верстак, монтажный стол, сварочный пост и т.д.

Путаница с типом зон

Так вот первым признаком того, что в организации рабочего пространства есть проблемы, является неопределённость или путаница с типом зон, на которые логически делится рабочее пространство.

Примеры? Пожалуйста.

Первый. Когда вы храните в коридоре сырьё и комплектующие — это смешение зоны транспортировки и зоны хранения. Чаще всего такое можно наблюдать на складе ячеечного хранения, где между стеллажами стоят палеты. Их нужно бы разместить в ячейках на стеллажах, но они мешают это сделать, загораживая транспортные коридоры.

Второй. Когда на рабочем столе хранится столько документов, что некуда поставить кружку для чая — это смешение зоны работы и зоны хранения. Когда-то я обнаружил для себя, что риск опрокинуть чашку чая на ноутбук увеличивается по мере захламления рабочего стола. И поскольку я постоянно пью чай в течение рабочего дня, то я придумал для себя такой признак утрачиваемой организованности. Если чашку с чаем можно поставить только впритык к ноутбуку — дело плохо, пора приводить рабочее место в порядок.

Третье. Когда над рабочим верстаком перемещают кран-балкой тяжёлые предметы, или когда прямо над конвейером вешают инструкцию по уборке конвейера — это смешение зоны работы и зоны транспортировки. Не такой частый случай, как первый и второй, но тоже случается.

Самый популярный пример

Рабочий стол, верстак или монтажный стол, на котором хранится инструмент, документы, детали, компоненты, оснастка и так делее — самый популярный пример провала в зонировании рабочего пространства.

В рабочей зоне в перерывах между выполняемыми работами не должно быть ничего вообще. Даже инструмента и документов — они должны находится в прилегающих к рабочей зоне зонах хранения — на полках, в шкафах, на инструментальных панелях, мониторах и так далее.

И вот если вы видите на рабочей поверхности кучу объектов, да даже если это не куча, а всего лишь несколько объектов, которые не всегда там используются — значит, есть проблема.

Два вида источников проблемы «лишних объектов в зоне работы»

На самом деле, тут всё достаточно просто. Не так много вариантов, почему в зону для работы попадают и оседают там разные объекты.

Первый случай — у вас есть лишние объекты (инструмент, оснастка, крепёж, детали, материалы, сырьё), которые вы храните в зоне работы. Уменьшите количество запасов — и проблема станет меньше или исчезнет вообще.

Второй случай — у вас нет достаточного количества зон хранения. То есть, был бы шкаф для инструмента — весь инструмент можно было бы убрать в этот шкаф. Ну, или можно было бы повесить панель для инструмента и повесить весь инструмент на эту панель. Но поскольку шкафа и панели нет, то инструмент лежит на верстаке.

Что делать?

Рецепт тут тоже прост: выполните 1 и 2 шаги 5S. Уберите из рабочего пространства всё лишнее, а затем найдите места для хранения всего оставшегося.

Правда, несмотря на простоту рецепта, это может оказаться непростой задачей — найти места для хранения всего, что вам требуется для работы. На самом деле сложность этой — задачи показывает то, как часто шли не компромиссы при организации этого рабочего пространства. И если при всём желании в рабочее пространство не втискивается нужное количество зон хранения… Это означает, что вы находитесь перед выбором — продолжать терпеть всё так, как оно есть сейчас, или поменять рабочее пространство на другое.

«Продолжать терпеть» — наша стратегия на все времена. Как бы ни были кучны стада и широки поля, терпеть неудобства — это то, что кажется более выгодным решением, чем решение поменять рабочее пространство.

Технически, можно прожить всю жизнь в упаковке от холодильника, и в ней же завершить свой земной путь. Но мало кто этого хочет.

Однако, на некотором периоде существования это может быть вполне действенной стратегией. Однако даже в этом случае у вас остаётся некоторое (хотя и очень стеснённое) пространство для изобретательства и рационализаторства, с помощью которых можно выжать из сжатого рабочего пространства максимум возможного.

Краткое резюме

Если на рабочем столе в офисе, на верстаке или монтажном столе в цеху вы видите предметы, которые не должны там находиться постоянно, то вы находитесь перед лицом одной из двух проблем. Первая заключается в излишнем количестве того, что используется в работе, вторая (более сложная) заключается в том, что у вас недостаточно зон хранения.

В первом случае вам нужно уменьшать количество ваших запасов. Во втором случае — увеличивать объемы зон хранения.

Вопрос «на засыпку»

Как вы оцените рабочее пространство на фотографии, вынесенной в заголовок этой заметки? Насколько хорошо оно организовано?

Что дальше?

В лин-магазине можно найти некоторое количество методических и учебных материалов, которые помогут вам организовать внедрение 5S в вашей компании. И в самое ближайшее время в продаже появится текст моей вводной лекции о 5S.

Кому это может быть интересно

Узнать, кто эти люди…

Facebook, Iphone 5, IPhone 5S, Iphone 6s, среда рабочего стола, Pastel, Ios 9, компьютер, IPhone 8, розовый, компьютер, окружение рабочего стола, ресница png

Facebook, Iphone 5, IPhone 5S, Iphone 6s, среда рабочего стола, Pastel, Ios 9, компьютер, IPhone 8, розовый, компьютер, окружение рабочего стола, ресница png

Об этом PNG

Размер изображения: 1024x765px
Размер файла: 184. 21KB
MIME тип: Image/png

Скачать PNG ( 184.21KB )

изменить размер PNG

ширина(px)

высота(px)

Лицензия

Некоммерческое использование, DMCA Contact Us

космический серый iPhone X, показывающий IOS и iPhone 4 iPhone 8 Plus iPhone 5 iPhone X iPhone iphone, гаджет, электроника, мобильный телефон png
868x1740px
994.89KB
IPhone 8 Plus iPhone 7 Plus iPhone 5 iPhone X iPhone 6S, яблоко iphone, электроника, гаджет, мобильный телефон png
800x800px
725.93KB
Персона 5 Компьютер Иконки рабочего стола, достаточно, белый, текст, компьютер png
1024x578px
97. 18KB
Иконки компьютера на рабочем столе Facebook кнопка «Мне нравится», 免费入场, угол, треугольник, логотип png
1600x1600px
17.56KB
iPhone 7 Plus iPhone 6s Plus IPhone 8 Plus Телефон iPhone 5s, гальванический розовый чехол для телефона, разное, электроника, гаджет png
800x800px
413.61KB
IPhone 8 Plus iPhone 6S Хайкю!полный пух рабочего стола, хайкю, Разное, ребенок, черные волосы png
1024x1564px
1.5MB
Текстовая иллюстрация iPhone, iPhone 7 Plus, iPhone 8 Plus, iPhone X iPhone 5s, iPhone 6S, логотип lenovo, Разное, текст, товарный знак png
2400x821px
26.64KB
org/ImageObject»>
Невероятная иллюстрация Халка, рабочий стол iPhone 6 Hulk iPhone 5s, невероятные вещи, логотип, вымышленный персонаж, силуэт png
719x1112px
51.01KB
Головной убор единорога, iPhone 5 iPhone 6 Единорог Apple iPhone 7 Plus Рабочий стол, единорог, цветок, iphone 6, обои для рабочего стола png
940x754px
787.8KB
iPhone X iPhone 5 Экран блокировки рабочего стола iPhone 7, текстура черного золота, угол, треугольник, другие png
728x1024px
314.92KB
iPhone 6 Desktop Окружение рабочего стола Компьютер, черный фон, атмосфера, компьютер, обои для компьютера png
1920x1080px
937.01KB
включенный белый iPhone 5, iPhone 5s iPhone X Главный экран iOS, Iphone, электроника, гаджет, мобильный телефон png
686x1336px
503. 66KB
iPhone 6S iPhone 5s iPhone 7 Plus iPhone X iPhone 8, множество нарисованных вручную элементов фона мультфильма банан, акварель, еда, текст png
700x1244px
687.65KB
iPhone 6S iPhone 7 iPhone 5s, Розовая Роза, Розовая Роза, Цветочная композиция, флорибунда, клипарт png
7000x6095px
6.05MB
Рабочий стол Настольная среда Настольные компьютеры Мобильные телефоны, водопад, разное, зима, атмосфера png
980x747px
1.06MB
черный планшетный компьютер, iPhone 4S iPhone 6 Plus iPhone 6S iPhone 7 iPhone 5s, рамка для планшета, рамка, угол, электроника png
630x800px
36.95KB
org/ImageObject»>
iPhone 5 для рабочего стола Видео высокой четкости Snowman, Snowman Christmas s, праздники, простой, вымышленный персонаж png
800x800px
235.79KB
Зеленый логотип Facebook, Письменные значки компьютеров F на рабочем столе, Письменные F Сохранить формат значков, прочее, презентация, другие png
512x512px
148KB
iPhone 5 iPhone 8 iPhone 6S Телефон, Iphone, гаджет, электроника, мобильный телефон png
600x757px
361.07KB
iPhone 4S iPhone 5 iPhone 7 iPhone 8 iPhone 6S, Фиолетовый цветок, розовые и белые цветы, Аранжировка цветов, ручная роспись Цветы, искусственный цветок png
3281x3005px
37.07MB
iPhone 5 Apple iPhone 8 Plus Логотип iPhone 6s Plus, экран с трещинами, угол, прямоугольник, логотип png
1200x1200px
22. 67KB
черный iPhone 5 с черным экраном iPhone 5s iPhone 4S iPhone 6 IPhone 8 Plus, черный Iphone 7, разное, электроника, гаджет png
1280x1280px
105.67KB
Iphone X, Apple Iphone 7 Plus, Iphone 6, Iphone 5, Iphone Xs, Airpower, Apple Iphone 8, Ios 11, Airpower, яблоко, яблоко iphone 7 плюс png
1920x1920px
483.65KB
iPhone 8 iPhone 5 iPhone 4S iPhone 6 Plus iPhone 6s Plus, серая рамка, угол, гаджет, электроника png
1200x2407px
77.17KB
iOS 9 iPhone 6s Plus Apple Desktop, iphone яблоко, гаджет, электроника, компьютер png
1100x1100px
352.12KB
Iphone X, Iphone 6 Plus, Iphone 5, макет, Iphone 6s, App Store, IPhone 5S, Iphone Xr, магазин приложений, связь, устройство связи png
500x700px
424. 59KB
усы, iPhone 5s iPhone SE Усы Рабочий стол, Усы, угол, текст, компьютер png
1600x733px
89.72KB
золото iPhone 6s Plus, iPhone 6s Plus iPhone 7 Сиамские боевые рыбы Рабочий стол, муха, животные, насекомые, iphone 6 png
1080x1920px
2.25MB
Даллас Ковбойз НФЛ iPhone 6 Plus iPhone 6s Plus Рабочий стол, НФЛ, синий, ковбой, этикетка png
512x512px
229.84KB
разноцветная абстрактная иллюстрация, iPhone 7 для ноутбука, рабочий стол iOS 6, цветной дым, фотография, компьютер, цвет png
640x960px
453.69KB
иллюстрация розового ананаса, iPhone 6s Plus Ананас iPhone 6 Plus iPhone 5s, золотой ананас, еда, iphone 6, фрукты png
500x546px
266. 66KB
iPhone 6S iOS джейлбрейк iPhone 5s, разблокировка телефона, электроника, гаджет, iphone 6 png
507x541px
169.68KB
человек, держащий черный iPhone 5, iPhone 8 iOS Интернет-телефон, информация, Iphone In Hand, гаджет, электроника, сервис png
2382x1761px
603.92KB
iPhone 4S iPhone 5 Рабочий стол iPhone 6s Plus, DOĞA, компьютер, филиал, другие png
700x500px
763.92KB
Подводная лодка, Нижний колонтитул страницы, Заголовок, Компьютер, Номер, Вода, Среда рабочего стола, Электронная почта, вода, спокойный, компьютер png
2000x1073px
401.01KB
Сиамские боевые рыбы Рабочий стол Оранда Рюкин iPhone 6S, другие, Разное, аквариум, другие png
651x782px
582. 15KB
Природная среда Компьютер Иконки Система экологического менеджмента Рабочий стол, Окружающая среда Сохранить, разное, лист, другие png
609x610px
50.91KB
Рабочий стол iPhone 5s Потертый шик в стиле ретро, другие, Цветочная аранжировка, текстиль, др. png
3600x3600px
3.98MB
iPhone 5 iPhone 6 iPhone X Рабочий стол iPhone 7, сломанный планшет, гаджет, мобильный телефон, iphone 6 png
432x596px
363.47KB
iPhone 7 Plus IPhone 8 Plus Анимация рабочего стола, линейка, млекопитающее, carnivoran, мультфильм png
719x754px
30.49KB
Yoko Littner iPhone 5 Аниме Рабочий стол Moto X, Аниме, мультфильм, вымышленный персонаж, рабочий стол png
1128x1600px
1. 7MB
Иллюстрация Despicable Me Minions, Настольный телевизор с высоким разрешением Настольные компьютеры Разрешение экрана Среда рабочего стола, селфи, герои, гадкий я, 1080p png
2880x1800px
3.9MB
iPhone 7 Plus IPhone 8 Plus iPhone 5 Защитные пленки для iPhone 6s Plus, возврат в Японию, гаджет, чехол для мобильного телефона, мобильный телефон png
1200x1200px
285.07KB
iPhone 7 Plus iPhone 5 Телефон Защитные пленки для iPhone 6s Plus, iPhone 8, стекло, гаджет, электроника png
1194x1179px
120.07KB
Apple iPhone 7 Plus iPhone 8 iPhone 5 iPhone 6s Plus iPhone 6 Plus, яблоко, гаджет, электроника, ремонт png
450x600px
325.31KB
org/ImageObject»>
Mitsuha Miyamizu Taki Tachibana Настольные планшетные компьютеры Среда рабочего стола, другие, cg Artwork, лицо, черные волосы png
1024x640px
443.43KB
iPhone 7 Plus iPhone 5 iPhone 6 Plus iPhone 8 iPhone 6s Plus, битое стекло, Разное, электроника, гаджет png
1000x1000px
315.37KB
iPhone 4S iPhone 3GS iPhone 5s Рабочий стол, небоскреб, здание, небоскреб, компьютерные обои png
535x800px
630.22KB
Иконки компьютеров номер рабочего стола, номер 5, Разное, угол, изображение Форматы файлов png
512x512px
202.25KB
черный iPhone 5, iPhone 4S, iPhone 5s, iOS, джейлбрейк Cydia, смартфон, угол, электроника, гаджет png
763x1602px
43. 48KB

Очистите виртуальный рабочий стол, используя принципы 5S

Рианнон Гиббс

Фанатик непрерывного совершенствования | Улучшение и трансформация бизнеса | Директор Ad Esse Consulting

Опубликовано 21 октября 2019 г.

+ Подписаться

Сегодня (21 октября) «День очистки виртуального рабочего стола», и вместе с ним появляется возможность внести немного смысла и порядка в вашу электронную рабочую среду.

Если вы когда-либо работали с Ad Esse, вы знаете, что мы не недооцениваем влияние чистой, упорядоченной рабочей среды как фактора, способствующего эффективной работе. Мы считаем, что это применимо независимо от того, работаете ли вы в офисе, вне фургона/автомобиля, виртуально или где-либо еще!

Существует множество способов очистки виртуального рабочего стола, но ниже я расскажу о более широком подходе, называемом электронным 5S (E5S). Причиной этого является предположение, что ваш загроможденный рабочий стол — это просто симптом более серьезной проблемы с электронным хранилищем.

E5S — это инструмент или структура, используемая для создания упорядоченной рабочей среды. Традиционно этот инструмент применяется к физической среде, однако по мере того, как офисы и предприятия становятся все более безбумажными, не менее (если не более) важно применять те же принципы к электронной рабочей среде. Включая настольные компьютеры, личные и общие диски, учетные записи электронной почты, сайты SharePoint, интрасети, базы данных и другие места, где вы храните документы или информацию в электронном виде.

Так зачем это делать?

«В следующие пять лет человечество будет генерировать больше данных, чем за предыдущие 5000 лет» — Эрон Келли, генеральный менеджер по маркетингу продуктов, Microsoft

Применение принципов E5S:

Уменьшение количества ошибок — Благодаря надежному контролю документов и версий это предотвратит отправку клиентам старых копий форм или документов. Наличие четкого именования файлов позволит избежать сохранения нескольких копий одного и того же документа. Внедрение строгого контроля версий убедитесь, что используются только самые последние документы.
Экономия времени персонала — Много времени персонала может быть потрачено впустую на поиск документов в загроможденных системах/дисках. Время персонала также тратится на воссоздание уже существующих шаблонов и документов, которые могут храниться на личных дисках, от которых другие люди могли бы получить пользу, но в настоящее время это не так.

Как это сделать

Чтобы выполнить упражнение E5S, вам необходимо выполнить шаги, показанные и описанные ниже по порядку.

Сортировка — Создайте «карантин», готовый для перемещения документов. Удалите все ненужные документы, включая дубликаты и устаревшие документы. Любые документы, которые вы не хотите удалять, но не уверены, нужны ли они вам, поместите в папку карантина. Любые документы, оставшиеся в папке карантина, удаляются вместе со всей папкой через несколько недель
Установить — Согласуйте логическую структуру папок и поместите документы в эту новую структуру, гарантируя, что у каждого файла будет место. Переименуйте файлы, чтобы их было легко найти.
Shine — Проверьте свои документы, чтобы убедиться, что все они являются самыми последними копиями и все еще пригодны для использования.
Стандарты — Установите организационные стандарты для электронного документооборота, убедившись, что вы учитываете: архивирование документов (проверьте, каковы юридические требования для вашей организации), соглашения об именах документов, структуры папок/систем высокого уровня, критерии сохранения документы в каждой системе/диске?
Sustain — Организуйте регулярную самопроверку своей электронной среды и убедитесь, что она запланирована в дневниках.

Некоторые важные советы

Составьте список часто используемых документов и сосредоточьте на них свои первоначальные усилия, переместите эти документы в логическую файловую структуру
Используйте инструмент свойств для сканирования вашего компьютера на наличие больших документов и папок
Запустите отчет, чтобы определить документы, которые не открывались или не изменялись в течение длительного времени — скорее всего, вы их больше не используете
Не тратьте слишком много времени на анализ лучшей файловой структуры для ваших документов, начните с сортировки, и как только документы и файлы будут прорежены, структура станет более ясной.

Воздействие

К преимуществам выполнения упражнения E5S относятся: снижение разочарования персонала, создание согласованного подхода к хранению документов и устранение возможности отправки устаревших или неправильных документов клиентам.

Экономия времени за счет четкой и упорядоченной электронной среды может быть значительной, если, например, каждый сотрудник тратит всего 10 минут в день на поиск в электронной среде каждых 100 сотрудников, что эквивалентно 2,2 ФТЕ в день. Существует также дополнительная экономия средств, поскольку требуется значительно меньше места для хранения в облаке или на сервере (хотя я признаю, что данные дешевы).

Цитата одного энтузиаста 5S:

«Папки, с которыми я работал, намного чище и их легче просматривать — в тех случаях, когда я что-то ищу и нахожу, сканирование папки обычно занимает пару секунд. Раньше это могло занимать до 5 минут (СЕРЬЕЗНО!), так как мне приходилось сканировать сотни имен файлов, открывать пару только для того, чтобы обнаружить, что они были неправильными, а затем пробовать другую папку. Хуже того, во многих случаях я раньше сдавался и отправлял письма командам (я имею в виду, в частности, финансовый отдел) с просьбой повторно выполнить отчеты для меня, что внезапно превращало мою проблему в их и вызывало значительные потери во всей организации».

Посетите наш веб-сайт www.ad-esse.com, чтобы ознакомиться с примерами из практики и отзывами клиентов.

Другие также смотрели

Исследуйте темы

The 5S Desktop (PC) Training Set – The Lean Store

$165.00

By: Joe Buys, Vlado Babon, and Don Tapping

The 5S Desktop (PC) Тренировочный набор позволяет применять инструмент Lean 5S к вашим электронным файлам и папкам с помощью Windows Explorer и Outlook. Тренировочный набор основан на самых продаваемых Карманный справочник 5S Desktop (PC) со ссылками на страницах для заметок в Руководстве для фасилитаторов. Вы изучите пошаговые процедуры организации и стандартизации всех ваших электронных файлов на примере Greybeck, Inc. Кроме того, на этапах 5S будут обсуждаться флаги, фильтры и напоминания, чтобы обеспечить лучшую организацию и обработку ваших электронных писем. 5S — это мощный инструмент для повышения производительности офиса в отношении потока данных и информации.

Количество Тренировочный набор 5S Desktop (ПК)

Артикул: 5sdts

Категории: Финансовые продукты, Товары для здоровья, Офисные продукты, Производственные продукты, Сервис
Тег: Средства обучения

Описание
Отзывы (0)

Описание

Автор: Joe Buys, Vlado Babon и Don Tapping

Учебный набор 5S Desktop (PC) позволяет применять инструмент Lean 5S к вашим электронным файлам и папкам с помощью проводника Windows и Outlook.