5S рабочий стол: Ничего лишнего. Организация рабочего места по системе 5S | GeekBrains

Ничего лишнего. Организация рабочего места по системе 5S | GeekBrains

Японский способ навести и поддерживать порядок на столе и в жизни.

17 мая 2019

4 минуты

18882

Автор статьи

Наталья Копылова

Автор статьи

Наталья Копылова

https://gbcdn.mrgcdn.ru/uploads/post/1932/og_image/1203efd47116d0f552323ea028b97ab5.jpg

5S — это японская система, которая помогает упорядочить ту сферу, в которой она применяется. Считается, что если следовать ей в жизни, это поможет стать немного счастливее. Но это уже продвинутый уровень.

Чтобы проверить, работает ли система, предлагаем начать с малого — организовать рабочий стол по этому принципу. Это должно помочь обнаружить и устранить проблемы трудового процесса и повысить его эффективность.

Неопрятное и захламленное рабочее место вынуждает отвлекаться, подолгу искать нужные вещи. Это злит и мешает чувствовать удовлетворенность от того, чем вы занимаетесь. 5S помогает навести порядок и легко поддерживать его.

В чем суть

Система состоит из пяти этапов, названия каждого из которых начинаются в японском языке на букву «с». При переводе обычно это пытаются сохранить. В этом нет никакого сакрального смысла, но так получается красивее — название 5S сохраняет оригинальное значение.

Итак, вот эти пять элементов:

1. Сортировка.
2. Соблюдение порядка.
3. Сияющая чистота.
4. Стандартизация.
5. Самодисциплина.

Каждый из них подразумевает действия, которые в итоге должны привести к порядку на столе и облегчить процесс работы.

1. Сортировка

Этап, в котором нет места сантиментам. Все, что лежит на вашем столе и вокруг него, должно быть рассортировано по двум характеристикам — нужное и ненужное. Во вторую группу отправятся и мусор, и бумаги, которые еще вчера были нужны, а сегодня превратились в хлам, и милые сердцу вещицы вроде фигурок «Мстителей» или счастливого евроцента из первого путешествия за границу. Все это стоит выкинуть, отдать нуждающимся, отнести домой или хотя бы подальше от рабочего стола, если работаете на удаленке.

После этого нужно еще раз рассортировать нужное на то, что необходимо часто, и то, что вы используете изредка. А вот что с этим делать — уже в следующем пункте.

2. Сохранение порядка

На вашем рабочем столе остались только необходимые вещи, но и их нужно разложить так, чтобы уже завтра не вернуться к хаосу и завалам. У каждого инструмента должно появиться свое место, которое отвечает нескольким критериям:

1. Вещь лежит на видном месте.
2. Ее легко взять.
3. Ее легко использовать.
4. Ее легко вернуть на место.

Чем чаще вы используете предмет, тем тщательнее стоит выбирать место, где он будет лежать. Скажем, если вы каждые десять минут записываете что-то в ежедневник, едва ли есть смысл убирать его в ящик стола. С большой долей вероятности вам быстро надоест доставать его оттуда, и вы просто перестанете возвращать его на место.

Зато блокнот можно пристроить рядом с клавиатурой со стороны нерабочей руки. Смотрите, как просто: вы протягиваете руку, берете ежедневник, подтягиваете к себе, открывая в процессе, и тут же начинаете делать записи рабочей рукой — ни одного лишнего движения.

А вот гарнитура, которую вы используете раз в неделю для интернет-планерки, в ящике стола будет вполне на своем месте.

3. Сияющая чистота

Чтобы рабочий стол оставался чистым, его нужно периодически приводить в порядок. Этому правилу, не апеллируя ко всяким японцам, с детства учат русские мамы. И оно работает.

Проще всего поддерживать чистоту, если определить время для уборки. Это звучит гораздо зануднее, чем есть на самом деле. Например, заведите правило — перед окончанием рабочего дня выкидывать ненужные бумаги в мусорное ведро, лишние файлы — в корзину, а рабочие инструменты возвращать на место. Всего 5 минут, и рабочий стол будет выглядеть так, что и маме показать не стыдно.

4. Стандартизация

На производстве этот этап предполагает разработку должностных инструкций, включая поощрения и наказания для сотрудников. Ничто не мешает вам сделать то же самое. Систематизируйте правила, которые придумали на предыдущем этапе, и решите, как вы можете поощрить себя за их выполнение. Так вы будете разбирать ежедневные завалы с мыслью, что впереди вас ждет что-то приятное.

5. Совершенствование

Этот этап не закончится никогда, потому что нет предела совершенству. В процессе работы за преобразившимся столом вы начнете понимать, что некоторые решения были неправильными. Внесете коррективы и впредь будете действовать уже с новыми вводными.

Зачем все это нужно

Описание системы выглядит сложно. На практике все гораздо проще. Немного усилий, и вот что вы получаете взамен:

1. Чистый стол, на котором не задерживаются лишние вещи. Работать за ним легко и приятно: вы не отвлекаетесь, ничего не мешает.
2. Все необходимое под рукой. Вам не нужно искать ту самую важную бумажку. Она лежит с другими не менее важными документами, в установленном вами порядке. Больше не придется тратить время впустую. Рука автоматически тянется к месту, где должен быть нужный предмет, и, что важно, находит его там.
3. На рабочем месте легко ориентироваться не только вам. Вы легко объясните по телефону или в чате, что и где лежит, даже человеку, который впервые в глаза видит ваше рабочее место. Вы знаете точные координаты и не используете фразу «ну где-то там, на столе».

Кому подойдет

Всем подойдет, но в особенности тем, у кого много подручных материалов. Если вы используете только ноутбук, теоретически можете поставить его даже на гору мусора. Ничего не помешает — вам нужны только компьютер и клавиатура. Но если потребуются документы, бумаги с записями, макеты, что-то еще, то стол моментально исчезнет под завалами. В таких условиях любой лишний предмет сеет хаос.

А вы как организуете рабочее место? Делитесь в комментариях.

5s, web, работа

Нашли ошибку в тексте? Напишите нам.

5S – как улучшить свое рабочее место, Система 5S

Энциклопедия
07 июня 2017

5S (система 5s) – это метод организации рабочего пространства (офиса), целью которого является создание оптимальных условий для выполнения операций, поддержания порядка, чистоты, аккуратности, экономии времени и энергии. 5S является инструментом бережливого производства.
Порядок и чистота на рабочем месте, а не „упорядоченный хаос“, являются основой всех улучшений, повышения производительности и качества в промышленном производстве и других отраслях. Только в чистой и упорядоченной среде могут производиться бездефектные, соответствующие требованиям клиентов товары и услуги и реализовываться соответствующая требованиям результативность применяемых процессов. Необходимыми предпосылками для достижения этого является методика 5S, или 5 шагов. Типовые инструкции, шаблоны, лучший опыт предприятий вы можете найти в практическом руководстве по внедрению 5S.
5 шагов методики 5S
Шаг 1 – SEIRI – Сортировка, удаление ненужного.
На рабочем месте все предметы разделяются на необходимые и ненужные. Производится удаление ненужных предметов. Эти действия на рабочем месте приводят к улучшению культуры и безопасности труда. Все сотрудники вовлекаются в отсортировку и определение предметов, которые должны быть: а) немедленно удалены и утилизированы; б) перенесены в место для хранения; в) оставлены, как необходимые и для выполнения работы. Необходимо установить правила, каким образом делать отсортировку ненужного.
Шаг 2 – SEITON – Самоорганизация, соблюдение порядка, определение для каждой вещи своего места.
Навести порядок с необходимыми предметами. Необходимые предметы располагают на определенные места так, чтобы они были легко доступными для каждого, кто пользуется ими! Следует также промаркировать их для быстрого поиска.
Шаг 3 – SEISO – Соблюдение чистоты, систематическая уборка. 
Создается система, в которой ничего больше не загрязняется. Убедиться, что всё находится на своих местах. Рабочие зоны для рабочих мест должны быть разграничены и обозначены. Регулярно и часто убирать, чтобы в случае, когда вам что-нибудь понадобится, оно находилось на месте и в рабочем состоянии. Тщательная уборка оборудования обеспечивает предотвращение и идентификацию возможных проблем в работе.
Шаг 4 – SEIKETSU – “Стандартизировать” процесс.
Поддерживать порядок и чистоту посредством регулярного выполнения первых трех шагов. Самые эффективные решения, найденные в ходе реализации первых трех шагов необходимо закрепить письменно, чтобы стать наглядными и легко запоминающимися. Разработать стандарты документов, приемов работы, обслуживания оборудования, техники безопасности с использованием визуального контроля.
Шаг 5 – SHITSUKE – Совершенствование порядка и дисциплина. 
Для поддержания рабочего места в нормальном состоянии выполнять работу дисциплинированно, в соответствии с установленными стандартами. Осознание системы 5S как общепринятой повседневной деятельности и ее совершенствование. Визуализировать действия по улучшению: выявлять улучшения в оборудовании; записывать предложения для улучшений; внедрять новые улучшенные стандарты.
5S – это методика для конструирования, организации и стандартизации рабочей среды:

5S – это упорядоченный образ действий для конструирования, организации и стандартизации рабочей среды. Хорошо структурированные условия работы облегчает труд и являются хорошим мотивирующим средством.
5S улучшает безопасность труда, эффективность работы, которая оказывает помощь в росте результатов и помогает идентифицировать себя с рабочим местом или рабочей системой.
5S помогает организации офиса, рабочего места и рабочей системы в целом через: сокращение потребности в том, что необходимо; установление того, где это необходимо и сколько из этого необходимо.

Для обеспечения постоянства чистоты и порядка оказывают помощь, с одной стороны, стандартизация внедряемых процессов и принимаемых мер, с другой стороны, проведение аудита, возможно, во взаимосвязи с системой вознаграждения. На схеме 1 представлен один из вариантов плана чек-листа (плана) аудита метода 5S, использование которого позволит оценить фактическую ситуацию на рабочем месте, производственном участке, функциональной области и разработать мероприятия по наведению чистоты и порядка.
Схема 1. Чек-лист аудита метода 5S




Руководитель подразделения
Аудитор


Фамилия руководителя
Фамилия аудитора


Дата:




 


 


Оценка


Комментарии




 
Шаг 1 – SEIRI
 


1. Все ненужные вещи удалены или обозначены


 


 




2. Все ненужные вещи перемещены на новое место или утилизированы


 


 




3. Определены места для нахождения материалов, штабелеров и др.


 


 




4. Разработан список отсутствующих предметов.


 


 




 
Шаг 2 – SEITON
 


1. Все пути и проходы доступны и свободны


 


 




2. Все средства производства чисты и функциональны


 


 




3. Рабочие места содержаться в чистоте


 


 




4. Рабочие места для производственных отходов и их переработки в наличие и функциональны


 


 




Шаг 3 – SEISO
 
 
 


1. Графики уборки и обслуживания существуют и соблюдаются


 


 




2. Рабочие зоны для рабочих мест разграничены и обозначены


 


 




3. Пространство для загрузки доступно и свободно


 


 




4. Порядок поддерживается через визуализацию


 


 




Шаг 4 – SEIKETSU


1. Все ненужные вещи регулярно удаляются


 


 




2. Места складирования установлены для минимальной потребности и используются в нужных целях


 


 




3. Все маркировки и обозначения актуальны


 


 




4.Сотрудники следуют предписаниям и инструкциям по охране и безопасности труда


 


 




Шаг 5 –SHITSUKE


1. Результаты предыдущего аудита вывешены для ознакомления


 


 




2. Планы мероприятий вывешены и реализуются


 


 




3. Корректирующие действия по последнему аудиту выполнены


 


 




4. Проводится внутренний аудит


 


 




 


Общая оценка в баллах


 


 




 


Установленный целевой показатель


 


 




 
Пример 5S в офисе (фото)
Изображение ниже помагает наглядно увидеть результаты внедрения системы 5s в офисе: все инструмента упорядочены, категоризированы и находятся в легкой доступности.

Больше статей на эту тему можно найти в разделе Бережливое производство библиотеки портала.

5S (система 5s) – это метод организации рабочего пространства (офиса), целью которого является создание оптимальных условий для выполнения операций, поддержания порядка, чистоты, аккуратности, экономии времени и энергии. 5S является инструментом бережливого производства.

Порядок и чистота на рабочем месте, а не „упорядоченный хаос“, являются основой всех улучшений, повышения производительности и качества в промышленном производстве и других отраслях. Только в чистой и упорядоченной среде могут производиться бездефектные, соответствующие требованиям клиентов товары и услуги и реализовываться соответствующая требованиям результативность применяемых процессов. Необходимыми предпосылками для достижения этого является методика 5S, или 5 шагов. Типовые инструкции, шаблоны, лучший опыт предприятий вы можете найти в практическом руководстве по внедрению 5S.

5 шагов методики 5S

Шаг 1 – SEIRI – Сортировка, удаление ненужного.

На рабочем месте все предметы разделяются на необходимые и ненужные. Производится удаление ненужных предметов. Эти действия на рабочем месте приводят к улучшению культуры и безопасности труда. Все сотрудники вовлекаются в отсортировку и определение предметов, которые должны быть: а) немедленно удалены и утилизированы; б) перенесены в место для хранения; в) оставлены, как необходимые и для выполнения работы. Необходимо установить правила, каким образом делать отсортировку ненужного.

Шаг 2 – SEITON – Самоорганизация, соблюдение порядка, определение для каждой вещи своего места.

Навести порядок с необходимыми предметами. Необходимые предметы располагают на определенные места так, чтобы они были легко доступными для каждого, кто пользуется ими! Следует также промаркировать их для быстрого поиска.

Шаг 3 – SEISO – Соблюдение чистоты, систематическая уборка. 

Создается система, в которой ничего больше не загрязняется. Убедиться, что всё находится на своих местах. Рабочие зоны для рабочих мест должны быть разграничены и обозначены. Регулярно и часто убирать, чтобы в случае, когда вам что-нибудь понадобится, оно находилось на месте и в рабочем состоянии. Тщательная уборка оборудования обеспечивает предотвращение и идентификацию возможных проблем в работе.

Шаг 4 – SEIKETSU – “Стандартизировать” процесс.

Поддерживать порядок и чистоту посредством регулярного выполнения первых трех шагов. Самые эффективные решения, найденные в ходе реализации первых трех шагов необходимо закрепить письменно, чтобы стать наглядными и легко запоминающимися. Разработать стандарты документов, приемов работы, обслуживания оборудования, техники безопасности с использованием визуального контроля.

Шаг 5 – SHITSUKE – Совершенствование порядка и дисциплина. 

Для поддержания рабочего места в нормальном состоянии выполнять работу дисциплинированно, в соответствии с установленными стандартами. Осознание системы 5S как общепринятой повседневной деятельности и ее совершенствование. Визуализировать действия по улучшению: выявлять улучшения в оборудовании; записывать предложения для улучшений; внедрять новые улучшенные стандарты.

5S – это методика для конструирования, организации и стандартизации рабочей среды:

1. 5S – это упорядоченный образ действий для конструирования, организации и стандартизации рабочей среды. Хорошо структурированные условия работы облегчает труд и являются хорошим мотивирующим средством.
2. 5S улучшает безопасность труда, эффективность работы, которая оказывает помощь в росте результатов и помогает идентифицировать себя с рабочим местом или рабочей системой.
3. 5S помогает организации офиса, рабочего места и рабочей системы в целом через: сокращение потребности в том, что необходимо; установление того, где это необходимо и сколько из этого необходимо.

Для обеспечения постоянства чистоты и порядка оказывают помощь, с одной стороны, стандартизация внедряемых процессов и принимаемых мер, с другой стороны, проведение аудита, возможно, во взаимосвязи с системой вознаграждения. На схеме 1 представлен один из вариантов плана чек-листа (плана) аудита метода 5S, использование которого позволит оценить фактическую ситуацию на рабочем месте, производственном участке, функциональной области и разработать мероприятия по наведению чистоты и порядка.

Схема 1. Чек-лист аудита метода 5S

Пример 5S в офисе (фото)

Изображение ниже помагает наглядно увидеть результаты внедрения системы 5s в офисе: все инструмента упорядочены, категоризированы и находятся в легкой доступности.

Больше статей на эту тему можно найти в разделе Бережливое производство библиотеки портала.

Узнайте больше

300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов

Как подать заявку на участие в программе 5S: Домашний офисный стол

Ваш стол может отражать ваши мысли.

Загроможденный, неорганизованный стол часто приводит к рассеянию мыслей и идей и, в конечном счете, к снижению производительности.

Вот как применить 5S на рабочем столе вашего домашнего офиса, следующий пост в нашей серии Как применить 5S .

Вот фото моего стола до внедрения 5S. Конечно, не помешала бы организация!

Шаг 1: Сортировка

Мне нужно сначала перебрать все, что было на моем столе. Я удалил многие предметы, которыми редко пользовался. Эти предметы включали мою GoPro, Xbox, школьные документы, квитанции, часы, старые украшения и т. д. Я положил эти ненужные предметы в ящики для хранения под левой стороной стола. Я также переместил ящики для хранения в свой шкаф, так как в них нет ничего, относящегося к самому рабочему пространству. Я также пошел дальше и переделал провода, чтобы они были более эстетичными и менее заметными.

Шаг 2: Приведите в порядок

Я привел в порядок то, что осталось на моем столе, включая только предметы первой необходимости. Эти предметы включали мой Apple TV, Mac Mini, монитор, Macbook, клавиатуру, мышь, ноутбук, ручку и динамик. Однако я оставил одно украшение только для эстетических целей. (Кто не любит маленькие глазные конфеты?) Я разместил предметы первой необходимости в одном и том же месте на столе, чтобы не тратить время на перемещения по столу. Я также поместил небольшие полоски прозрачной ленты перед каждым объектом, чтобы точно знать, где он должен находиться в конце ночи.

Шаг 3: Навести чистоту

Для начистить все мои вещи, которые должны были быть на моем столе, я взял сухое полотенце и использовал чистящий спрей, чтобы вытереть и вытереть пыль со всех предметов на столе, включая стол сам.

Шаг 4: Стандартизируйте

Чтобы стандартизировать расположение каждого элемента моего стола, я сделал снимок на свой телефон, чтобы иметь представление о том, как должен выглядеть стол в конце каждого дня.

Шаг 5: Сустейн

Наиболее важным шагом 5S является сохранение достигнутых успехов. В этом случае я выиграл от общей чистоты и функциональности моего стола/рабочего места, а также от перемещения ящиков для хранения. Чтобы поддерживать порядок на своем столе, каждую ночь я вычищаю все ненужные предметы, собранные на столе в течение дня, и сверяюсь с картинкой «после», чтобы убедиться, что она вернулась в желаемое состояние 5S. Кроме того, я составил расписание, чтобы по воскресеньям перед сном я протирал все предметы на столе, чтобы сохранить блеск.

Обучение 5S

Отдельный модуль

Чтобы лучше понять 5S и получить обзор «бережливого производства + шесть сигм», ознакомьтесь с нашим обучением 5S!

Зарегистрируйтесь на обучение 5S!

Используете ли вы 5S на своем рабочем месте? Пожалуйста, поделитесь фото в комментариях. Мы будем рады видеть, насколько вы организованы! И обязательно посетите нашу центральную страницу 5S⁠ — 5S: простой способ устранить отходы⁠ — чтобы узнать о других отличных способах применения 5S!

5SDevelop Future StateimproveLeanSet in OrderShinesix sigmaSortStandardizeSustain

Дарион Мэйб

В качестве помощника по эксплуатации Дарион поддерживает повседневную деятельность GoLeanSixSigma. com, позволяя нашей команде предоставлять исключительные услуги нашим клиентам и учащимся.

Как установить 5S на свой компьютер

Эта статья изначально была опубликована в Adaptive Business Management Systems и была адаптирована и отредактирована для ясности и форматирования.

Этот пост предназначен для предоставления инструкций всем пользователям компьютеров о том, как организовать и контролировать свое локальное ИТ-рабочее пространство. Общепризнано, что применение хорошей организации рабочего места на ПК пользователя может сэкономить значительные усилия и снизить нагрузку на оператора. Приведенная ниже инструкция займет у вас не более 20 минут.

Компьютер 5S

Шаг №1: Сортировка

Сортировка и сортировка! Слишком много неиспользуемых файлов и папок замедляют работу вас и вашего компьютера, беспорядок на ПК затрудняет поиск информации. Если он вам не нужен, удалите его. Если это нужно кому-то еще, предоставьте это им, включая архивирование или передачу файлов в организацию. Не будьте хранителем данных.

• Активируйте локальный процесс резервного копирования, убедитесь, что это было сделано правильно!! ( Совет:   Если у вас нет процедуры резервного копирования для вашего ПК, немедленно исправьте это. Ваш ПК в какой-то момент превратится в !!! Убедитесь, что ваша процедура резервного копирования эффективна и актуальна. )
• Удалите все ненужные значки, файлы и папки с рабочего стола вашего ПК
• Удалите все ненужные папки и файлы из папки « Библиотеки». Мне это нужно? Если вы ответите «Нет» на любой из приведенных выше вопросов, удалите )

Компьютер 5S

Шаг 2. Соберите по порядку:

Организуйте свои файлы и папки, чтобы уменьшить беспорядок и обеспечить мгновенный доступ.

Создайте эти 5 папок в папке «Документы».

• _ ВХОДЯЩИЙ ЯЩИК – Сюда помещаются необработанные предметы, которым еще нет места. Это могут быть файлы и формы, присланные вам от коллег, требующие обработки.
• _ ПРЕДМЕТЫ ДЕЙСТВИЯ  – Сюда помещаются предметы, требующие действия, которое займет более 2 минут. Это могут быть такие элементы, как формы для заполнения или файлы для загрузки.
• _ ОТЛОЖЕНО  – Поместите сюда предметы, с которыми вы не готовы работать. Это могут быть элементы, которые вы не можете обработать в данный момент.
• _ ТЕКУЩИЕ ПРОЕКТЫ  – Сюда помещаются файлы, относящиеся к активным проектам. Эта папка содержит файлы, над которыми вы сейчас работаете, а также справочные файлы для проекта. Сортируйте каждый проект в его собственной уникальной папке.
• _ АРХИВ  – сюда помещайте завершенные проекты, общие справочные материалы и все, что вам может понадобиться. Помните: не храните информацию, которая больше не требуется!
• Подсказка:   Подчеркивание — это не опечатка! Размещение символа _underscore перед именем файла или папки заставляет этот файл или папку отображаться в верхнем левом углу, когда включена функция «Автоматическое расположение» .

Создайте следующие папки и ярлыки на рабочем столе.

• _ССЫЛКИ НА ПРИЛОЖЕНИЯ — сюда помещаются ссылки и ярлыки приложений для рабочего стола.
• _ ЯРЛЫК ВХОДЯЩИХ — быстрый доступ к папке «Мои документы».
• _ЯЗЫК ДОКУМЕНТА -Ярлык для папки с документами.
• Совет:   Имена папок, написанные ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, читаются быстрее. Это ускоряет распознавание папок, делая вашу жизнь быстрее и проще.

При необходимости создайте упорядоченную структуру подпапок.

Файловая структура вашего ПК должна быть достаточно ясной, чтобы ее мог понять незнакомец. Имена файлов и папок должны четко определять, что это такое. Убедитесь, что ваше имя понятно. Если вам нужно хранить старые версии документов локально, создайте отдельный   _ИСТОРИЯ . Не забывайте регулярно удалять ненужные элементы .

Компьютер 5S

Шаг № 3 Чистка:

Очистка компьютера — это проверка компьютера на наличие проблем. Чистый:

• Экран вашего компьютера.
• Клавиатура.
• Все кабели и убедитесь в отсутствии пыли.
• Основной блок компьютера.
• Совет:   Чистый экран уменьшает блики. Компьютер, защищенный от пыли, может сохранять прохладу, что снижает вероятность фатальной ошибки и потери данных.

Компьютер 5S

Шаг № 4 Стандартизация:

Попробуйте разработать свои файловые структуры и методы. Поделитесь передовым опытом со своими колледжами, чтобы обеспечить постоянное совершенствование. Проводите ежемесячные встречи за чашкой кофе, чтобы обсудить оптимизацию ПК. Создайте руководство по хранению документов. Установите рекомендации по сохранению/удалению сообщений электронной почты, документов и других файлов. Например:

• Рассматриваются для удаления: сообщения электронной почты старше 3 лет
• Рассмотрение на удаление: отчеты старше 5 лет
• Если документ постоянно используется или необходим, выпустите или заархивируйте файл в соответствии с местными процедурами
• И т.